Tietosuoja ja rekisteriseloste

Yksityisyyden suoja

Yksityisyydensuojalaki määrittelee ne tavat, miten Novacafi Oy voi käyttää asiakkaidensa henkilötietoja. Novacafi Oy vastaa verkkosivustonsa kautta kerätyistä tai asiakasrekisterissä olevista henkilötiedoista. Novacafi Oy varastoi ja käsittelee käyttäjätietoja, jotta asiakassuhteita voidaan ylläpitää, lähettää asiakkaille tarjouksia ja tärkeitä tiedotteita tuotteisiin ja palveluihin liittyen. Jos käyttäjä haluaa muuttaa omia henkilötietojaan tai poistaa ne rekisteristä, voi käyttäjä olla yhteydessä palautelomakkeen kautta.

Novacafi Oy rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Novacafi Oy
Y-tunnus: 0912475-5
Linnanherrankuja 4, 00950 Helsinki
puh. +358 9 275 0971(vaihde)

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Harald Storgårds
harald.storgards novacafi.fi
Susanne Kylä / yhteyshenkilö
susanne.kyla novacafi.fi

3. Rekisterin nimi

Novacafi Oy asiakasrekisteri ja suoramarkkinointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään Novacafi Oy:n asiakasohjelmaan liittyneiden asiakkaiden asiakassuhteiden hoitamiseen, asiakasyhteydenpitoon, markkinointiin ja liiketoiminnan ylläpitämiseen. Tietoja voidaan hyödyntää myös tarjousten, etujen, tilaisuuksien tai muiden markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen sekä näihin rinnastettaviin asioihin mm. arpajaisiin ja kilpailuihin laissa säädetyissä rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö

Yritykset:

  • Yrityksen nimi, osoite y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
  • luvat markkinointiviestintään Asiakkuuden johdosta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:
  • tehdyt ostot, loppusumma-, tuoteryhmä- ja tuotekohtaisesti
  • asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot
  • mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän palveluista ja tuotteista
  • muut asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot

Asiakkaan ilmoituksesta rekisteriin mahdollisesti merkittävät tiedot:

  • suoramarkkinointikielto
  • kielto lähettää markkinointikyselyjä

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan perustiedot ja suoramarkkinointitiedot kerätään asiakkaan tekemästä ja asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista, rekisterinpitäjän palveluiden käytön yhteydessä tai rekisteröidyn suostumuksesta keräämällä. Asiakkaan julkisia nimi- ja yhteystietojen päivityksiä voidaan saada myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Asiakkuuteen liittyvät tiedot saadaan www-sivustosta tai muusta lähteestä, johon asiakkaan toiminnot voivat kirjautua. Tietoja voidaan saada myös asiakkaan tekemistä ilmoituksista tai asiakaskyselyihin annetuista vastauksista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä luovutetaan tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille (kuten, toimitus-, maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajat, luottotietoyritykset sekä analyysiympäristöjen, markkinointipalvelujen ja -kyselyjen tarjoajat). Tällöin tietojenkäsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

Tietoja voidaan siirtää käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietosuoja-asetuksen ja sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään, käytetään lain vaatimia turvatoimenpiteitä. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tai luovuttaa, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta sekä oikeusvaateilta puolustautumista varten.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjien ja niiden toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä rekisterinpitäjän myöntämän käyttöoikeuden perusteella. ATK-pohjainen järjestelmä on suojattu ulkoapäin palomuurisuojauksin ja muina teknisin turvatoimenpitein. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä koskee vaitiolovelvollisuus. Tiedot poistetaan asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja ei säilytetä pääsääntöisesti manuaalisissa rekistereissä. Tiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on asiakasrekisterissä. Mikäli tarkastusta ei voida tehdä verkossa, voi pyynnön tehdä kirjallisella ja allekirjoitetulla pyynnöllä, joka asiakkaan tulee toimittaa kopio pyynnöstä rekisteriasioita käsittelevälle yhteyshenkilölle kirjeitse tai sähköpostitse. Tarkastuspyynnössä on ilmoitettava tiedustelijan henkilöllisyys sekä osoite. Jos asiakas kieltää lähettämästä markkinointiviestintää, asiakkaalle voidaan silti lähettää tietoa koskien asiointeja ja asiakkuutta. Tietojen antaminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys.

10. Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyn on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Tietoja voi päivittää ottamalla yhteyttä rekisteriasioita käsittelevälle yhteyshenkilölle kirjeitse tai sähköpostitse tai soittamalla numeroon (09) 275 09 71. Puhelimessa ja kirjallisesti tulee esittää asiakkaan yksilöintiin tarvittavat tiedot.

11. Kielto-oikeus

Henkilö voi antaa suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. Henkilö voi antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (posti, puhelin, sähköposti) ja hänellä on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa, markkinatutkimuskyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa.

Katso myös evästekäytäntö »